Как привести дела в порядок: мой опыт GTD

Leave a comment
Саморазвитие
GTD на телефоне

GTD на телефоне

Существует огромное количество систем для повышения личной эффективности, но не так много могут похвастаться такой популярностью, которую снискала методика Дэвида Аллена под названием GTD. Несмотря на то что система несколько устарела благодаря стремительному развитию цифровых технологий, многие её аспекта по-прежнему актуальны и являются одними из лучших инструментов для планирования целей. В этой статье я расскажу о своём опыте использования этой методики.

Что такое GTD?

В основе GTD (Getting Things Done) лежит идея, что наше подсознание постоянно загружено делами, которые необходимо выполнить и это является тем препятствием, что мешает человеку наконец расслабиться и успешно выполнять свою работу. В книги Дэвид Аллен предлагает разгрузить ум, перенеся все задачи, предварительно чётко сформулировав и организовав их, в отдельно отведённое для них место, к которому человек сможет обращаться по мере их достижения.

Мой опыт использования GTD

Сразу оговорюсь, что я не использую систему в полном её виде, а лишь те её аспекты, которые прижились в моей личной системе планирования. О них и пойдёт речь в этой статье.

Сбор поступающей информации

Каждый день наша жизнь пополняется новыми делами и идеями, будь это необходимость купить зубную пасту, сделать важный рабочий звонок или же идея завести блог в интернете. Если мы не ведём учёт всей новой информации, то немалая её часть так и останется «за бортом». При этом наше подсознание будет по-прежнему хранить эти нереализованные идеи, каждый раз тыкая нас носом в них, будто провинившегося щенка. Это будет создавать дополнительное напряжение в и без того заполненной стрессом жизни.

Для решения этой проблемы в GTD предлагается завести специальную папку «Входящее» (Inbox), в которую мы будем записывать всю поступающую информацию. Поначалу привычка записывать все дела в одно место потребует от вас некоторой собранности, но со временем вы научитесь делать это рефлекторно.

На мой взгляд – это самая важная и лучшая часть этой методики. В качестве папки для входящего я выбрал программу для ведения дел на телефоне – 2Do. Причина очень проста, телефон всегда под рукой независимо от моего местоположения и типа занятости. Кстати, папок для входящего может быть несколько, но при их создании обязательно стоит руководствоваться принципом необходимого минимума.

Анализ и сортировка поступившей информации

Как вы догадываетесь простое коллекционирование приходящих дел не сделает из нас гуру тайм-менеджмента, поэтому следующим шагом будет их анализ и сортировка. Делается это ежедневно, что также потребуется некоторой дисциплины в первое время. Разбор корзины входящего лучше всего проводить вечером когда поток новых дел сходит на нет.

Алгоритм обработки входящего по методу GTD

  1. Берём первую запись списка «Входящее»
  2. Можно ли с ней что-то сделать?
    Нет – задача не требует действия
    — Оставляем в качестве справочной информации
    — Удаляем запись
    — Отправляем запись в список «Когда-нибудь/может быть»
    Да — задача требует действия
    — Делаем её (если задача требует не более 5 минут)
    — Делегируем её (если есть кому её передать) и отправляем в папку «Ждать»
    — Откладываем её (или если быть точным заносим её в список ближайших дел)
  3. Переходим к следующей записи

Вот такой вот несложный алгоритм, который позволяет эффективно сортировать всю входящую информацию, теперь давайте подробнее рассмотрим принцип сортировки.

Списки для сортировки

Ближайшие дела – под этим списком я понимаю все дела, которые необходимо сделать в моём фокусе планирования на текущий год. В свою очередь, этот список разделён на цели текущего месяца, недели и дня.

Ждать – этот список я использую для дел находящихся вне зоны моего контроля, например, ожидание принятие какого-либо решения клиентом или прихода заказанной посылки на почту. Также сюда отправляются все дела делегированные мной другим людям.

Когда-нибудь – как правило, здесь собираются задачи из серии «мечтать невредно» или те, для достижения которых на данный момент отсутствуют необходимые условия и ресурсы.

Проекты

Все наши дела можно условно разделить на простые задачи, требующие одного действия и те, что содержат в себе некоторое количество шагов. Например, вы решили отправиться в путешествие, соответственно вам потребуется определиться с направлением, получить визу, приобрести билеты, забронировать отель и т. д. Все эти подзадачи будут объединены одним проектом – отправиться в путешествие.

Многие очень часто совершают ошибку, просто, записывая задачу без её конкретной проработки по шагам. Когда мы видим полный список действий, то с большим энтузиазмом приступаем к выполнению поставленной задачи. Как в известной аллегории про слона которого надо съесть. Поначалу слон кажется большим, но с каждым «съеденным» кусочком мы всё ближе и охотнее продвигаемся к намеченной цели.

Контексты в GTD

Группировка дел по контексту позволяет сфокусироваться на тех задачах, которые мы способны выполнить, только находясь в определённых условиях. Например, прибывая, на рабочем месте мы просматриваем дела связанные именно с работой, а дома открываем список с домашними делами. Телефон, автомобиль, магазин всё это может быть контекстами, которые вы можете использовать.

Одной из причин по которой я выбрал планировщик 2Do это возможность присваивать различные теги, они же контексты, к задачам с последующим созданием смарт-листов (списка в котором отображаются цели с определённым тегом).

Выполнение задач

Приступая к выполнению новой задачи, мы анализируем наше текущее состояние:

1. Контекст (в каких условиях для работы мы сейчас находимся).
2. Время (сколько времени нам доступно).
3. Энергия (в каком состоянии ума и тела мы сейчас находимся).
4. Приоритеты (что сейчас действительно важно для нас).

Благодаря этим критериям мы выбираем наиболее подходящую на данный момент задачу и приступаем к её выполнению. Я же, чаще всего определяю свой выбор на основе контекста и приоритета.

Еженедельный обзор

В конце каждой недели я заново просматриваю все списки своих дел находя те, для которых у меня появились ресурсы и время. Дэвид Аллен рекомендует просматривать абсолютно все списки, но я несколько переработал этот момент и каждую неделю я просматриваю лишь список ближайших дел на месяц и те, что находятся в папке «Ждать». Дела помеченные тегом «Когда-нибудь» я разбираю лишь один раз в месяц, делать это чаще у меня нет необходимости.

Шестиуровневый обзор

Здесь Дэвид Аллен приводит аналогию с высотой полёта:

1. Над уровнем моря – список всех текущих дел.
2. 10 000 футов – список всех наших проектов.
3. 20 000 футов – список нашего круга обязанностей (часто это называют сферами жизни, вот некоторые примеры: семья, финансы, хобби, здоровье, духовное развитие и т. д.).
4. 30 000 футов – наши цели на ближайшие 1-2 года.
5. 40 000 футов– цели и перспективы ближайших 3-5 лет.
6. 50 000 футов– наша жизнь (ценности и личная миссия)

Этот обзор позволяет более целостно взглянуть на вашу жизнь и увидеть какую роль играет в ней каждая поставленная задача. Обзор рекомендуется делать раз в несколько месяцев, но сам я делаю это значительно реже, когда испытываю в этом необходимость, обычно 2-3 раза в год. Для тех, кто практикует стодневки этот обзор может оказаться особенно полезным.

Мои рекомендации

Для успешного применения GTD, необходимо развить в себе не только скрупулезный подход к сбору поступающей информации, но и более глубокое отношение к планированию, где каждая задача будет требовать от вас принятия ответственности без постоянного откладывания решения на потом.

Я пользуюсь этой системой уже несколько лет и за это время я действительно почувствовал на себе положительные результаты. На основе GTD я смог построить свою систему планирования и именно так должен поступить каждый, так как нет универсальной системы подходящей для каждого. Не стройте иллюзий, что сможете найти одну-единственную и неповторимую систему среди GTD, «Автофокуса», Agile Results и многих других – это лишь точки отсчёта, среди которых GTD может стать одним из лучших стартов.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» это замечательная возможность обрести контроль над своей жизнью, несмотря на то, что некоторые подходы уже устарели, вы всё равно сможете подчеркнуть из неё много полезного, поэтому я настоятельно рекомендую эту книгу к прочтению.

comments powered by HyperComments